Kennst Du diese Situationen: Du hast einen langwierigen, zeit- und arbeitsintensiven Auftrag vor der Brust, kommst nicht so richtig in Schwung und lässt Dich von jeglichen Randerscheinungen, Kleinigkeiten und irrelevanten Gedankengängen ablenken? Dann bist Du ohne Zweifel schon einmal den sechs ultimativen Zeitfressern, die jedem Freelancer früher oder später begegnen, in die Quere gekommen.
Wenn Du jetzt noch Projekte vorbereiten musst oder der nächste Auftrag ansteht, gerätst Du schnell in Stress und Hektik. Welche das genau sind und wie Du Dich von ihnen lossagst, erfährst Du in diesem Artikel.
Es klingt so leicht, wenn man es von Anderen hört: “Lass Dich einfach nicht ablenken und arbeite einfach konzentrierter!” Dabei ist dieser Ratschlag leichter gesagt als getan – schließlich leben wir in einer Welt voller Ablenkungen. Ja, sogar bei Dir zu Hause lauern stetige Zeitfresser, die Dich von Deinen wirklich wichtigen Aufgaben abhalten. Oftmals, ohne dass Du es bemerkst.
Sehen wir also einmal genauer hin und finden heraus, welche Zeitkiller sich in Deinem Arbeitsumfeld befinden.
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Zeitfresser #1: Social Media
Soziale Medien werden immer wieder als Fluch und Segen zugleich bezeichnet. Und so abgenutzt diese Floskel auch klingen mag: In diesem Fall trifft sie ohne Zweifel zu. Immerhin mögen soziale Netze gerade in Deinem Freelancer-Alltag ein bedeutsames und relevantes Mittel für Deine Arbeit sein. Doch kannst Du einen klaren Schnitt zwischen privater Nutzung und beruflicher Anwendung ziehen?
Immer wieder verfallen Freelancerinnen und Freelancer, gerade im digitalen Bereich, der Verlockung, “nebenbei” doch auch einmal die eigenen Postfächer, Newsfeeds und Co. zu checken – und verlieren dabei zusammengenommen enorm viel Zeit.
Solltest Du also auch einer dieser Social Media-Fälle sein, lasse Dir einfach folgende Eigenschaften zur Gewohnheit werden: Lege pro Tag gewisse Zeiten fest, in denen Du privat in sozialen Netzen unterwegs bist. Zu allen anderen Tages- und Nachtzeiten nutzt Du Social Media lediglich als Mittel zum Zweck und klammerst private Kommunikation und Interessen aus.
Schalte außerdem mindestens innerhalb Deiner Arbeitszeit die Benachrichtigungen von Instagram und Co. aus. Nur so kannst Du stets fokussiert bleiben.
Zeitfresser #2: Zeitraubende Telefonate, Die dir keinen Mehrwert bieten
Auch ausführliche Telefonate, klingelnde Handys oder kurze Mailbox-Nachrichten können Dich aus Deinem Fokus reißen: Ein wichtiger Kunde muss nun mal telefonisch beraten werden, Voicemails sind dringend abzuhören und wer weiß: Eventuell steckt ja ein Neukunde hinter der noch unbekannten Nummer.
Mit diesen Ablenkungen müssen wir alle leben – doch auch hier gilt: Du selbst bist in der Lage, sie zu kontrollieren! Stelle beispielsweise einen Telefonagenten ein, der Dir nur die wirklich wichtigen Telefonate durchstellt. Oder kommuniziere Deinen Kunden die Zeiten, zu denen Du per Telefon erreichbar bist. So kannst Du während Deiner Arbeitszeit nicht vom schrillen Klingeln Deines Smartphones abgelenkt werden und beste Arbeitsergebnisse erzielen.
Unnötig lange oder private Telefonate können Dir enorm viel Zeit rauben.
Zeitfresser #3: E-Mails
E-Mails fallen in dieselbe Kategorie wie die Benachrichtigungen sozialer Netze: Fremde Anfragen, die im Zweifelsfall völlig irrelevant für Dich sind, stören Deine Aufmerksamkeit und bringen Dich aus dem Konzept. Bleibe daher auch hier stark und stelle Schritt für Schritt gesunde E-Mail-Benachrichtigungen ein. Meine besten Tipps, um die E-Mail Flut wirklich einzudämmen und produktiver zu sein:
- Nur neue E-Mails von gewissen Adressen, mit bestimmten Betreffzeilen oder aus zuvor festgelegten Postfächern werden Dir auf Deinem Smartphone oder Desktop eingeblendet.
- Newsletter, Spam und Co. landen direkt im Papierkorb oder geben zumindest keine Laute von sich. Sie bleiben benachrichtigungsfrei.
- Private Mails arbeitest Du im Idealfall einmal am Abend ab. Dein privates Postfach ist während Deiner Arbeitszeit ohnehin auf “Stumm” geschaltet.
- Organisiere Dir eine virtuelle Assistenz oder eine 450-Euro-Kraft, die für Dich die E-Mail-Anfragen im ersten Schritt beantworten und Dir stets den Rücken freihalten.
- Arbeite insbesondere bei hohem Mail-Aufkommen von Neukunden mit Auto-Respondern.
- Checke Deine E-Mails nur zwei- bis dreimal am Tag. Für stetigen Überblick und Kontrolle kannst Du ein elektronisches Büro ansprechen. Meine Empfehlung fällt hier klar auf eBüro.
So schaffst Du es letzten Endes, den Überblick über Deine Kommunikation zu behalten und versinkst nicht in der Unstrukturiertheit Deiner Mail-Postfächer.
Zeitfresser #4: Multi-Tasking falsch angehen
Multi-Tasking mag ein beliebter Trend sein, steht einer fokussierten Arbeitsweise allerdings oftmals im Wege. So kannst Du zwar beispielsweise einen Podcast hören und zugleich eine Auftragsarbeit vorbereiten. Wirklich konzentrieren kannst Du Dich jedoch auf keine der beiden Tätigkeiten, was wiederum zu mangelhafter Qualität Deiner letztlichen Arbeit führt. Akzeptiere also, dass sich Dein Gehirn nur auf eine Aufgabe zugleich konzentrieren kann – vorausgesetzt, Du möchtest gute Ergebnisse bei Deinem Kunden abliefern.
Nur in seltenen Ausnahmefällen, kann das Konzept Multi-Tasking dennoch aufgehen. Dabei dreht sich alles um das Verhältnis zwischen dem Inflow und Outflow. Schreibst Du beispielsweise Texte (Outflow), kannst Du zeitgleich keine ähnlichen Inflows dulden (beispielsweise Hörbücher oder Interviews). Musik ohne Sprache hingegen kann sogar unterstützend wirken.
Zeitfresser #5: Mangelnde Tagesplanung
Durch stetiges Nachdenken à la “Was mach ich als nächstes?” bringst Du Dich selbst aus dem Trott. So verlierst Du nichts als Zeit und vergisst womöglich noch die tatsächlich relevanten Aufgaben des Tages.
Stattdessen kannst Du bereits am Vorabend eines Arbeitstages Deine Tasks in Reih und Glied bringen und Dich mental auf den Folgetag vorbereiten. Nur so stellst Du sicher, dass Dir keinerlei Aufgaben durch die Lappen gehen und musst Deine Energie nicht ständig auf unnötige Entscheidungen zwischendurch lenken. Verfahre also nach dem Motto “Eat-that-Frog” und hake bereits am frühen Morgen den größten Task, sozusagen Deinen Killer-To-Do, ab.
Mit gelungener Planung wirst Du Deine Zeit noch effektiver nutzen können.
Zeitfresser #6: Mangelnde Routinen
Hast Du einmal einen roten Faden für Deinen Tagesablauf gefunden, wirst Du schnell Routinen entwickeln, die Dich durch den Tag tragen. Dadurch gelingt es Dir natürlich auch, Dich weniger ablenken zu lassen.
Verfügst Du umgekehrt wiederum über keinerlei produktive Routinen, lässt sich Dein Gehirn leichter auf Ablenkungen im Außen ein und sabotiert so Deine Arbeitsweise. Ein Vorgang, den Du um jeden Preis vermeiden solltest. Beginne also, Deine Tage nach einem gewissen Muster zu planen und entwickle Routinen, sodass Du weniger schnell aus dem Takt gerätst.
Meine Tipps lauten an dieser Stelle:
- Richte Dir einen Kalender für die kommende Woche ein.
- Gehe täglich zur selben Zeit ins Bett.
- Wisse, wie viel Schlaf Du letztendlich benötigst und richte Dich danach.
- Halte analoge To-Dos fest. Dazu kannst Du klassische Notizbücher oder Erfolgsjournale nutzen.
Fazit
Während des Lesens ist Dir sicher aufgefallen, wie viele verschiedene Quellen potentieller Ablenkungen bereits in Deiner Wohnung oder in Deinem Büro auf Dich warten. Umso wichtiger ist es deshalb, dass Du die hier genannten Ratschläge umsetzt und Ablenkungen jeder Art zu eliminieren weißt. Immerhin geht’s am Ende nicht nur um die Selbstoptimierung an sich, sondern um qualitativ hochwertigere Arbeitsergebnisse für Deinen Kunden.
Richte Deine Wohnung, Kunden, Mitmenschen, Tagesroutinen und Kommunikationen also genau darauf auf. Klingt verrückt, aber Zeitfresser sind konzipiert, um Dich auf gewisse Plattformen oder Produkte aufmerksam zu machen. Deine Zeit ist jedoch begrenzt.
Suche deshalb nach Möglichkeiten, Deine Zeit optimal zu nutzen.
